İş süreçlerinin dijitalleşmesi

Yeni bir araştırma, iş süreçlerinin COVID nedeniyle alelacele dijitalleştirilmesinin kısa ömürlü olabileceğini gösteriyor.

Dünya genelinde COVID-19 sebebiyle operasyonlarını uzaktan yürütmek zorunda kalan işletmeler iş süreçlerini hızla dijitalleştirme ihtiyacı duydu. Bu yeni teknolojiler bir dizi ticari fayda sağlasa da, yeni araştırmalar dijital dönüşüme yönelik "alelacele, günü kurtaran" bir yaklaşım benimseyen işletmelerin pandemi sonrası analog veri erişimine geri dönebileceğini gösteriyor.

İş süreçleri, şirketlerin verimli bir şekilde çalışmasını sağlamada kritik bir rol oynuyor. Hedeflere ulaşırken izlenen bu süreçleri yönetmek bir kuruluşun her birimini etkiliyor. Ancak maalesef pek çok şirkette bu süreçlerin verimsiz olduğu da bir gerçek.

Bir şirketin veri ve bilgiyi nasıl ele aldığı bu konuya iyi bir örnektir. Kağıt belgelerin yönetimi ve saklanmasından arşiv dosyalarına erişime kadar, eski süreçler hataya açık, maliyetli ve zaman alıcıdır.

Köklü Bir Değişim

İş süreçlerini dijitalleştirmek bir işletmenin operasyonlarını optimize etmesinin en iyi yollarından biridir. Birçok işletmenin halihazırda yürürlükte olan dönüşüm planı olmasına rağmen, iş dünyasının günlük baskıları sebebiyle bu girişimler genellikle önceliklendirilemiyor ve bunun sonucunda hep erteleniyordu.

Bu durum, COVID-19 ile birlikte değişti. Neredeyse bir gecede, işletmelerin operasyonlarını uzaktan yürütmesi kritik hale geldi. Dönüşüm ihtiyacı o kadar acildi ki, daha önce imkansız olduğu düşünülen sürelerde yeni dijital çözümler hayata geçirildi.

Geriye Doğru Bir Adım

250’den fazla çalışanı olan işletmelerde iş verilerini yönetmekten sorumlu 1.000 BT uzmanıyla yapılan anket*; BT desteği (%49), müşteri ilişkileri yönetimi (%36) ve ekip kaynak yönetiminin (%34) karantinaya yanıt olarak dijitalleştirilen en önemli süreçler olduğunu; ayrıca dijital çözümlerin yalnızca kısa bir süre için kullanılıyor olmasına rağmen katılımcıların şimdiden çok fayda sağladığını gösteriyor:

• %27'si üretkenlikte artış bildirdi (en yaygın bildirilen fayda).
• %20’si zamandan tasarruf sağladı.
• %13'ü veri kalitesinde artış gördü.
• %12'si maliyetleri düşürmeyi başardı.

İşletmelerin benzeri görülmemiş bir kesintiyle karşı karşıya geldiği bu zamanda dijital dönüşüm hiç şüphesiz yeni normale uyum sağlamalarında çok değerli bir rol oynadı. Ancak ilk tepkilerin ötesine geçen anket, oldukça endişe verici bir durumu ortaya koyuyor.

İşletmelerin yeni dijital süreçlerden orta ve uzun vadede nasıl yararlanabileceklerini anlamak için katılımcılara pandemi sonrası kullanımları hakkında fikirleri soruldu. Ankete yanıt verenlerin %57’si işletmelerin verilere erişmek için daha az verimli olan analog süreçlere geri döneceğinden korkuyor.

Hızlı Alınan Kararların İstenmeyen Sonuçları

Peki bir işletme neden buna izin versin? Bu sorunun cevabı COVID nedeniyle dijital dönüşümün son derece kısıtlı bir zaman diliminde gerçekleşmesinde yatıyor.

İlk salgının karmaşasında stres altındaki iş dünyası liderleri, işletmelerini çalışır durumda tutmak için hızlı kararlar almak zorunda kaldı. Durumun aciliyeti nedeniyle bazı karar vericiler uzun vadeli çözümler yerine “durumu kurtaran” hızlı aksiyonları tercih etti.

Benzer şekilde, operasyonlarını COVID'den korumak için hızla karar alan liderler bu kararları muhtemelen işletme genelinde uygulanmak üzere aldılar. İş birimleri arasında doğabilecek sıkıntıları dikkate almadan verilen kararlar, entegrasyon eksikliği ve dolayısıyla çözümlerin temel iş ihtiyaçlarını karşılamamasına neden oldu.

Acil Alınan Kararlardan Kalıcı Çözümlere Geçiş

Bu soruna çözüm olarak ilk başta dijital dönüşüm yolunda geriye doğru bir adımatılmaması gerektiğini kabul etmek gerekiyor. Yakın tarihli bir Gartner raporu,işletmelerin %82'sinin yarı zamanlı uzaktan çalışma modeline geçeceğinigösteriyor. Sonuç olarak, kağıt belgelere, analog süreçlere ve fiziksel erişime geridönmek bir opsiyon olarak görünmüyor.

Rekabeti sürdürebilmek için kritik iş süreçlerinin değişime uyum sağlaması vemodernize edilmesi gerekiyor. Koronavirüs krizi toplumlara ve ekonomilerekorkunç bir zarar verdi. Gelecekte olabilecek benzer büyüklükteki bir kesintiyekarşı daha iyi hazırlanmak için bu tecrübeden faydalanmalıyız.

İlk tepkileri geride bırakırken, durumu değerlendirmenin ve toparlanmayabaşlamanın tam zamanı. Neyin işe yaradığını ve hangi konular üzerinde dahafazla çalışmanın gerekli olabileceğini gözden geçirmek en doğru adım olacaktır.Bu konulardan bazıları yeni teknolojilerin benimsenmesi, mevcut sistemlerinbirbirileriyle daha iyi entegrasyonu veya yeni iç iletişim sistemlerinin hayatageçirilmesi ve personel eğitimi olabilir.

Dijital girişimlerin uzun ömürlü olmasını sağlamak büyük ölçüde doğru teknolojisağlayıcılarının seçilmesine de bağlıdır. Dijital dönüşüm karmaşık bir hal alabilir veher işletmenin dönüşüm yolculuğu farklıdır. Sağlayıcıların, yalnızca ürün satan birsatıcının aksine, uzman danışmanlık ve destek hizmeti sunan gerçek bir iş ortağıgibi hareket edecek şekilde konumlandırılması önemlidir.

Tek seferlik bu acil durum nedeniyle dijitalleşme süreçleri hızlanmış olabilir. Ancakşimdi dijital dönüşümün önündeki engeller kalktı ve güvence altında kalabilmekiçin kalıcı ve uzun vadeli çözümlerin benimsenmesi büyük önem taşıyor.

*Iron Mountain İş Süreci Anketi: Ağustos 2020, Censuswide – İngiltere, Almanya,Fransa, İspanya ve Hollanda'da 250'den fazla çalışanı olan şirketlerde 20 ve üzeriyaştaki veri yönetiminden sorumlu 1000 katılımcı ile yapılmıştır.