Belge tarama tedarikçi seçimi

Bloglar ve Makaleler

Belge tarama işlerini ve sorumluluklarını güvenilir bir tedarikçiye teslim ettiğinizde belgelerinizin güvenliği konusunda içiniz rahat ederken, dilediğiniz yerden dosyalarınıza erişirsiniz.

22 Temmuz 20206 dakika
Iron Mountain logo with blue mountains

Belki de bir evrak aradığınızda ve bunun için talep açtığınızda endişe ediyor olabilirsiniz. Veya belki debu endişe, işi yetiştireceğiniz tarih yaklaştıkça eski bir dosya klasörünü izlemeye harcadığınız zamanlailgilidir.

Tüm bu deneyimler basit bir gerçeği işaret ediyor: Ofisinizde birçok fiziksel evrak var. Kusursuz şekildeorganize edilmiş finansal hizmet şirketleri bile ihtiyaç duydukları şeyi hızlı bir şekilde bulmaktazorlanıyor. Güvenli bir tarama tedarikçisi seçmek bu sorunu çözebilir.

Tarama İşine Tek Başınıza Girişmeyin

Sadece büyük bir tarayıcı satın alıp, bir stajyer veya kısa süreli bir çalışanla haftada birkaç günbelgeleri gizlilik ilkelerine bağlı kalarak taramasıyla bu işi halledebileceğinizi mi düşünüyorsunuz?Evetse, iyi bir deneme olurdu. İşletmenizde evrak yığınları oluşmuş çünkü personelin zamanı değerliolduğundan tarama için zaman ayrılamamıştır. Aynı zamanda belgelerinizin güvende olduğundanemin olmanız da gerekmektedir. Bu, tamamen tayin edilen personelin süreçten sorumlu olmasıgerektiği anlamına gelir.

Tarama işlerini ve sorumluluklarını güvenilir bir tedarikçiye teslim ettiğinizde ise hem kaliteliekipmana hazır erişim sağlama olanağınız olur hem de dosyalarınızın güvenliği konusunda içiniz rahateder. Ayrıca tam entegre belge yönetiminden dolayı daha geniş bir organizasyonla birlikte faaliyetgöstereceksiniz.

İş Akışınız İçin Belgelerinizi Dijital Ortama Aktarın

Iron Mountain, dijitale geçmenize yardımcı olabilir. Arşivlenen bilgileriniz daha erişilebilir halegelecek, iş gücünüzün daha üretken olmasına ve daha hızlı bir organizasyon yapmasına yardımcıolacaktır.

Her Kayıt Dijital Ortama Aktarılır mı?

Hayır; "her şey" stratejisi burada işe yaramayacaktır. Bankalar ve kredi kuruluşlarından ipoteksağlayıcılara kadar finansal hizmet şirketleri şimdilerde her zamankinden daha fazla belgeüretmektedir. Yine de bu, her şeyin dijitalleştirilmesi gerektiği anlamına gelmiyor. Gereksiz maliyetleriartırmanın yanı sıra, bu amaçla tarama yapmak, riski en aza indirmeden veritabanlarınızı alt üstedecektir. Bir strateji olmadan tarama yaparsanız, bu belgelere daha sonra erişimi güçleştirmişolursunuz.

Güvenilir bir tedarikçi ile çalışmak burada size yardımcı olabilir. Tedarikçi belgelerinizidönüştürdükten sonra, tüm dosya öğelerinin eksiksiz olmasını sağlayacak ve kolay erişim için tümkayıtları kategorize edecek ipotek ve kredi belgesi çözümleri sunmalıdır.

Sağlıklı Bir Tarama Stratejisi Yürütün

Basılı belgelerinizi azalttıktan sonra, belgelerin tekrar yığılmasını önlemek isteyeceksiniz. Düzenlitarama faaliyetleri yürütecek olan bir tedarikçi, düzenli bir tarama programı geliştirmenize veuygulamanıza yardımcı olurken, dönüşüm uygulamalarınızın yönetmeliklere uyumunu sağlamak içinpolitikalara uyum rehberliği de sağlayabilir.

Peki, fiziki veya dijitaleşştirilmiş olsun, artık kaydedip saklamanız gerekmeyecek bu kayıtlara neolacak? Bir tedarikçi ararken, dosyalarınızın tüm yaşam döngüsünü kaldırabilecek bir şirket bulmakönemlidir. Bilinçli bir biçimde eski bilgileri sildiğinizi belgelemek için yerinde veya kurum dışıparçalama ve imha hizmet sertifikaları sunabilen bir tedarikçi bulun.

Deneyimli bir tedarikçiyle çalışarak, ofisinizi düzenli hale getirmekten daha fazlasını yapmışolacaksınız. Personelinize, kurum içi depolama alanlarında gezinmek yerine işinizi geliştirmek üzeredaha fazla zaman bırakmış olacaksınız. Ayrıca, herhangi bir sorguyu yanıtlayabilme konusundakiendişelerinizi de ortadan kaldırmış olacaksınız.