Belgelerinizi kurum dişinda depolamak için 9 neden

Arşiv kutularınız çalışma alanınızı kaplamaya başladıysa şirket dışından destek almak doğru bir adım olacaktır.

Çalışma alanınızda dosya dolapları ve kutular biriktiğinde, bir çözüm düşünmenin zamanı gelmiş demektir. Bir belge yönetimi tedarikçisi ile çalışarak, çalışma alanınızı boşaltabilir, belge koruma maliyetinizi azaltabilirsiniz. Bunu nasıl yapabileceğinize dair ipuçlarını bu yazıda bulabilirsiniz.

Neden Belgelerinizi Kurum Dışında Depolamalısınız?

İyi yapılandırılmış bir dış kaynak kullanımı planı, kuruluşunuza şu konularda yardımcı olacaktır:

• Önemli bilgileri tanımlayın ve önceliklendirin. Belgelerinizi kurum dışında depolanmak üzere gönderdiğinizde, onları ihtiyaç sıklığı açısından sıralamanız gerekecektir. Hangi belgelere sürekli ihtiyacınız var? Hangileri sadece ara sıra lazım oluyor ve kurum dışında depolanması işinizi kolaylaştıracak?
• Verimliliği artırın. Gerekli olmayan belgeleri kurum dışına gönderdiğinizde, müşteri hizmetleri gibi iş süreçlerini iyileştirirsiniz. Daha az yararlı, etkin olmayan bilgileri kurum dışında depoladığınızda, elinizde daha az sayıda, günlük işlerinizde kullanacağınız belgeler kalır ve bu da genel iş akışınızın daha hızlı olmasını sağlar.
• Güvenliği artırın. Güvenilir bir tedarikçi sayesinde izinsiz giriş algılama ve alarm sistemleri, yangın algılama, söndürme ekipmanı ve güvenlik personeli bulunan bir tesiste belgelerinizi güvenle depolayabilirsiniz.
• Felaket kurtarma ve iş sürekliliğini sağlayın. Tüm felaket veya kesintiler büyük ölçekli olmayabilir, ancak küçük aksaklıklar bile operasyonunuzu ani bir durma noktasına getirebilir. Arşivdeki belgelerinize ne kadar çabuk ulaşırsanız, işiniz o kadar hızlı devam eder.
• Yönetmeliklere uyun. Belgelerinizin içerdiği hassas verilerin uygun şekilde korunması ve imha edilmesi için birçok yasal zorunluluk bulunur. Belge yönetimi hizmeti için dış kaynak seçmek, bu zorunlulukları yerine getirmenize ve yasal uyumluluklar konusunda kanıt elde etmenize yardımcı olabilir.
• Yasal inceleme ve denetim taleplerini daha iyi yerine getirin. Kullanılmayan veya nadiren kullanılan belge yığınları, inceleme ve denetim taleplerinin hızlı bir şekilde yerine getirilmesini engelleyebilir ve bu da para cezası alma riskini artırır.
• Çalışanlarınızın yeteneklerini değerlendirin. Belgelerin saklanması ve yönetilmesi için çalışanlarınız gerçek işlerine ayırmaları gereken zamanın ne kadarını kullanıyor? Peki bunun size maliyeti ne? Çalışanlarınızın yedi yıl önce imzalanmış bir sözleşme aramak yerine daha kritik bir iş yapması, çok daha faydalı olacaktır.

• Maliyetleri azaltın. Belgelerinizi işyerinde saklamak için çalışma alanınızın ne kadarını ayırıyorsunuz? Kağıt depolamak yerine bu alanı toplantı odası olarak kullanabilir veya ihtiyacınız yoksa kiralayarak operasyonel ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde ofis ayak izinizi küçültebilirsiniz. Belgelerinizi kurum dışında depolamak için kiraladığınız alanı da ihtiyacınız kadar belirleyin: Bazı tedarikçiler kullandıkça öde planı sunar: böylece yalnızca ihtiyacınız kadar depolama alanı için ödeme yapabilirsiniz.
• Kontrolü elinize alın. Uygun şekilde etiketlenmiş, indekslenmiş ve saklanmış belgeler, uçtan uca daha iyi bilgi yönetimi sağlar. Belgelerinizi arka odadaki eski dosya dolaplarında veya şirket içindeki mini depolama tesisindeki işaretsiz kutularda saklamak yerine kontrolü ele alın ve aradığınızı daha hızlı bulun.

Bir Tedarikçi Seçerek Başlayın

Belgele depolama için bir tedarikçiyle çalışma zamanının geldiğine karar verdiğinizde, tedarikçileri dikkatlice incelemek isteyeceksiniz. Bundan sonrası sadece biraz çaba ve zaman meselesi. Hangi belgelerin depolanacağına karar verin ve bunları kutulara koyun.

Tedarikçiler genellikle barkod kullanarak dijital ve fiziksel dosya süreçlerinin akıllı bir şekilde birleştirilmesini sağlar. Barkodlar, içerikleri indekslemek için kutulara yapıştırılarak talep üzerine kullanılmaları sağlanır. Sınıflandırmayı bitirdikten sonra tedarikçinizi arayarak, belgelerinizi depolama tesisine göndermek üzere teslim edin.

Hedefiniz eksiksiz bir e-belge ortamıysa, tedarikçinizin kurum dışında saklanan dosyalarınız için bir tarama programı oluşturmasını sağlayın. Böylece, ihtiyacınız olduğunda dosyalara elektronik olarak daha hızlı ve daha kolay erişebilirsiniz.

Başarılı bir iş ortağınız varsa, kurum dışı belge depolama artık bir sorun olmaktan çıkar ve günlük operasyonlarınızı optimize etmede kullanılan stratejik bir araç haline gelir.

Seçtiğiniz tedarikçi, belgelerinizin yönetimi, dizine eklenmesi, güvence altına alınması ve korunmasında oldukça fark yaratır. İşte arşiv odanızı boşaltmadan önce dikkat etmeniz gerekenler:

• Üst seviye güvenlik. Belgelere sadece sizin erişiminiz olduğu anlamına gelir. 24 saat izleme ve fiziksel erişim önlemleri, belgeleri güvende tutar. Yangın detektörleri ve diğer mekanizmalar, belgelerinizin fiziksel güvenliğini sağlar. Çoğu tesis, avantajları arasında bu tür güvenlik önlemleri olduğunu iddia etse de kendiniz görmek için mutlaka tesisi ziyaret edin.
• Sürekli tarama hizmetleri. Tarama hizmetleri sunan bir tedarikçi arayın. Dosyalardan birine bu öğleden sonra veya ertesi gün değil, saatler içinde ihtiyacınız olduğunda bu seçiminizin değerini anlayacaksınız.
• Kontrollü bir ortam. Belgelerin saklandığı koşullar ve hatta zeminden uzaklıkları, özellikle uzun süreli depolamada belgelerin bütünlüğünü sağlamak için kritik öneme sahiptir. Bir anlaşma imzalamadan önce potansiyel bir depolama tesisinin protokollerini öğrenin.
• İsteğe bağlı erişim. İşini iyi yapan bir tedarikçi, talep üzerine kesintisiz belge erişimi sağlar. Örneğin, Iron Mountain'ın Çevrimiçi Belge Yönetimi portalı size belgelerinize ulaşma ve kurtarma araçlarına erişim imkanı sağlar. Bir veya birden fazla belgeyi etiketlemek, tanımlamak, bulmak ve teslim almak için bu araçları kullanabilirsiniz.

Iron Mountain belge depolama çözümleri, yukarıdaki faydaların tümünü sunar. Bizimle iletişime geçin ve ücretsiz belge depolama tesisi turunuzu ayarlayın.