NASIL İŞ GÖRÜR?

Nasıl İş Görür? Uyumlu Kayıt Yönetim Programı

Iron Mountain, Uyumlu Kayıt Yönetim programları geliştirmek için müşterilerle çalışırken işlerliği kanıtlanmış olan altı aşamalı bir metodoloji kullanır.

1. Düzenleme: Programın kapsamı (tek bir işletme birimi, kurumsal, uluslararası, vb.) belirlenir ve idari roller ile yönetim, uygulama ve idareye ait sorumluluklar tespit edilir.
   

2. Değerlendirme: Mevcut kayıtlar ve yerleri tanımlanır, geçerli kurallar ve prosedürler incelenir, risk alanları ve ne tür risklerle karşılaşıldığı tanımlanır, yasal saklama ve erişim gereklilikleri analiz edilir, mevcut uygulama olanakları değerlendirilerek bir master plan tasarlanır.

3. Geliştirme: Kayıt türleri tanımlanır, tüm veri depolarının envanteri alınır, bütünleşik ve kapsamlı bir kayıt sınıflandırma şeması oluşturulur, tüm görevler için arşivleme gereklilikleri tanımlanır. Yasal gereklilikler, risk değerlendirmesi ve işletimsel ihtiyaçlar temelinde saklama dönemleri belirlenerek kurumsal düzeyde tutarlı kurallar sunan kapsamlı bir kayıt saklama tablosu çıkarılır.

4. Uygulama: Önce kapsamlı bir temel program hayata geçirir, ardından risk ve iş değerine göre öncelikleri belirlenen en iyi kazanç fırsatlarını yarattığımız aşamalı bir yaklaşım uygularız. Bütün şirkette geçerli olmak üzere her uygulama için ayrı bir kurallar ve prosedürler bütünü oluşturur, saklama tablolarını mevcut kayıtlara uygular, sınıf katılımlı eğitim etkinlikleri planlayarak uygulamaya koyar ve resmi bir program uygulamaya başlarız.

5. Yönetim: Güvenlik ve erişim alanlarını verimli bir şekilde yönetirken veri bütünlüğünü sağlamak için raporlardan yararlanır ve gerekli güvenlik önlemlerini alarak sınıflandırma-imha prosedürlerinin sürekli gözden geçirilmesini sağlarız. Bu sayede eğitim, iletişim ve sertifika programlarını yürütür; saklama planını, kuralları ve ilgili prosedürleri güncelleriz. Ayrıca bakım-onarım faaliyetlerinin yürütülmesi, kuralların uygulanması, deneme denetimleri yapılması ve gereken noktaların takviye edilmesi için bir plan yaparak bütçe oluştururuz. Bu da işletmenin bütün birimlerinin gerektiği şekilde denetlenmesini sağlar.

6. Denetim: Tüm ana bileşenler yıllık olarak denetlenir, farklılıklar tanımlanır, denetim ölçümlerine göre kıyaslamalar yapılır, satın alma işlemlerinin kurallara uygun yürütülmesi için görüşmeler yapılır, kayıt yönetimi idare kuruluyla birlikte risk yönetimi ve maliyet yönetiminin verimliliği değerlendirilir, iyileştirmeler önermek ve ne tür ıslah tedbirleri alınacağına karar vermek için hazırlık yapılır.