|
E-posta, hızlı ve kolay bir iletişim yöntemidir; ama aynı zamanda kuruluşlar için bazı risk unsurları taşır
E-posta, her zaman ve her yerde kullanılabilen son derece düşük maliyetli bir iş aracıdır. IDC, 2006'da iş e-postalarının toplam hacminin 1 milyar gigabayt olacağını tahmin etmektedir.
Risk değerlendirme perspektifinden bakıldığında, bu kadar büyük bir hacme sahip olan bu kadar değerli bir şeyin potansiyel bir sorun kaynağı olduğu görülmektedir ve e-posta iletişimi bu tanıma tam olarak uymaktadır. Örneğin; hukuksal bir anlaşmazlık mahkemeye taşındığında önce e-posta iletileri hedef alınmaktadır. E-postaların içeriği taraflar için bir gizlilik ihlaline neden olduğu ya da kişisel bir tehdit oluşturduğunda uygunsuz ya da yasadışı bir durum ortaya çıkabilir. Düzenlemeler, şirketlerin e-postalarını uzun süre saklamasını zorunlu kılmakta, bu da depolama ihtiyaçları ve maliyetlerini büyük ölçüde artırmaktadır. E-posta, genelde virüsleri yaymaya ya da bilgi ve kimlik hırsızlığına yönelen bilgisayar korsanlarının tercih ettiği bir silahtır.
Iron Mountain, e-posta sürecini yönetmenize yardımcı olabilir
E-posta yönetimi, e-postayı aşağıdaki tüm açılardan ele alan kapsamlı bir özelliktir: e-posta iletileri ve eklerinin oluşturulması, gönderilmesi, güvenliği, saklanması ve atılması.
Iron Mountain, e-posta alanında yaşadığınız güçlükleri çözmek için kanıtlanmış elektronik kayıt yönetimi prensiplerimiz ve uygulamalarımızdan yararlanarak aşağıdaki konularda size yardım edebilir:
- Mevcut teknolojinizle sorunsuz bir şekilde çalışan, yasal olarak güvenilir bir e-posta yönetim programı oluşturma
- Uyumlu olmayan iletileri gönderilmeden önce saptayarak ve onaylanan içeriği izinsiz engellemelerden koruyarak e-posta ile ilgili sorumlulukları azaltma
- Bir yandan saklama ve imha etme kurallarına bağlı kalırken, öte yandan e-posta hacmini azaltma yoluna giderek arşivlenen e-postalarda daha etkili bir indeksleme-arama süreciyle keşif maliyetlerini azaltma
- E-posta arşivleme ve hizmet kaybı durumunda, hızla etkinleştirilebilen yedek e-posta sistemi gibi yan hizmetlerle e-posta yönetiminin genel verimliliğini artırma
Riski, karmaşıklığı ve masrafı en aza indiren kanıtlanmış bir yaklaşım
Iron Mountain; riskleri, masrafları ve e-posta iletişimini kendi başına yönetmeye çalışan kuruluşların karşılaştığı zorlukları en aza indirgeyen özel bir yapıya sahip olan ve işlerliği kanıtlanmış bir e-posta yönetim metodolojisi sunar:
- Sistemlerin İncelenmesi: Bu başarılı e-posta yönetim altyapısı, ileti sistemlerinizi tüm yönleriyle ele alan bir incelemeyi ve geçerli idari uygulamalarla gerekliliklerin analizini içerir.
- Değerlendirme: Bundan sonraki adım; geçerli uygulamalarınız, kurallarınız ve prosedürlerinizdeki açıkları azaltmaya yönelik riskleri, iyileştirme olanaklarını ve önerileri açıklayan inceleme bulgularının formel bir analizidir.
- Uygulama: Bu aşamada önerilere öncelik vererek ana hatları, zaman çizelgelerini, maliyetleri, personeli ve eğitim gerekliliklerini tanımlayan ayrıntılı bir uygulama planını geliştirip yürütmeniz için sizinle birlikte çalışırız.
|
